Cash on Delivery-তে ব্যবসা করলে সবচেয়ে বড় খরচগুলোর একটা হলো ফেরত আসা পার্সেল। একটা পার্সেল ফেরত এলে যাওয়া-আসার courier charge, প্যাকেজিং, staff-এর সময় — সব মিলিয়ে লাভের বড় অংশ চলে যায়। ভালো খবর হলো, return পুরোপুরি বন্ধ করা না গেলেও কয়েকটা অভ্যাস বদলালে অনেকটা কমানো যায়।
১. পাঠানোর আগে ফোনে কনফার্ম করুন
অর্ডার আসার যত দ্রুত সম্ভব customer-কে ফোন করুন। নাম, ঠিকানা, পণ্য, সাইজ আর মোট টাকা মুখে মিলিয়ে নিন। যে customer ফোন ধরেন না বা দোটানায় থাকেন, তাঁর অর্ডার পাঠানোর আগে আরেকবার ভাবুন।
২. Customer-এর আগের delivery ইতিহাস দেখুন
একই নম্বর আগে কয়টা পার্সেল নিয়েছে আর কয়টা ফেরত দিয়েছে — courier-এর তথ্য থেকে এটা জানা যায়। যার ফেরতের হার বেশি, তার কাছ থেকে আগাম delivery charge নিন বা অর্ডারটা আলাদা করে যাচাই করুন।
৩. পণ্যের ছবি আর বর্ণনা সৎ রাখুন
"ছবির সাথে মেলেনি" — return-এর খুব সাধারণ কারণ। আসল ছবি, মাপের চার্ট আর কাপড়/উপাদানের পরিষ্কার বর্ণনা দিন। বেশি সুন্দর দেখাতে গিয়ে ভুল প্রত্যাশা তৈরি করবেন না।
৪. দ্রুত পাঠান
অর্ডার আর ডেলিভারির মাঝে যত বেশি দিন যায়, customer-এর মত বদলানোর সম্ভাবনা তত বাড়ে। কনফার্ম হওয়া অর্ডার একই দিনে বা পরের দিনের মধ্যে courier-এ তুলে দেওয়ার চেষ্টা করুন।
৫. পাঠানোর পর SMS দিন
"আপনার পার্সেল রওনা হয়েছে, ডেলিভারিম্যান ফোন করবেন" — এমন একটা ছোট SMS customer-কে মনে করিয়ে দেয় যে তিনি কিছু অর্ডার করেছেন। ডেলিভারির দিনে ফোন না ধরার ঘটনা কমে।
৬. এলাকা আর পণ্য ধরে হিসাব রাখুন
কোন জেলা থেকে, কোন পণ্যে বা কোন বিজ্ঞাপন থেকে আসা অর্ডারে ফেরত বেশি — এটা জানলে সেখানে আগাম charge নেওয়া, বিজ্ঞাপন বন্ধ করা বা পণ্যের বর্ণনা ঠিক করার সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ হয়।
৭. ভুয়া অর্ডার শুরুতেই আটকান
Checkout-এ মোবাইল নম্বর OTP দিয়ে যাচাই করলে মজা করে দেওয়া বা ভুল নম্বরের অর্ডার অনেক কমে যায়। একই নম্বর থেকে অল্প সময়ে অনেক অর্ডার এলেও সতর্ক থাকুন।
ছোট হিসাব: দিনে ৫০টা অর্ডার আর ২০% return হলে মাসে প্রায় ৩০০টা পার্সেল ফেরত আসে। এর ২০% কমাতে পারলেই মাসে ৬০টা পার্সেলের যাওয়া-আসার খরচ বাঁচে।
One Sales Flow-এ কনফার্মেশন কলের লিস্ট, customer-এর courier ইতিহাস, OTP, অটো SMS আর এলাকা-পণ্য ধরে return রিপোর্ট — সবই এক জায়গায় আছে, তাই এই অভ্যাসগুলো প্রতিদিন মেনে চলা সহজ হয়।